プライバシーポリシー

そだちノート / 株式会社KOTOHA
制定：2026年6月1日　最終改定：2026年10月13日（v19：サイトのFAQチャットの取扱いの追記）

株式会社KOTOHA（以下「当社」）は、「そだちノート」（以下「本サービス」）の提供にあたり、個人情報の保護に関する法律その他関連法令を遵守し、お客様の個人情報を適切に管理・保護することを宣言します。

本サービスは、放課後等デイサービス・児童発達支援等の施設の先生が行う日常的なお子様の観察を音声またはテキストで入力し、AIによる文字起こし・構造化を経て日次・週次・月次の観察レポートとして保護者がAndroidアプリ・iPhoneアプリから閲覧できるサービスです。

また、保護者の方がご自身で、お子様についての記録（書いた文・話した声から文字にした文・連絡帳などの写真から読み取った文・写真）をアプリに保存し、見返し、削除できる機能（以下「保護者の記録」）を提供しています。保護者の記録は、保護者ご自身だけが見られます。施設の先生・管理者や、他の保護者には表示されません。

第１条（事業者情報）

第２条（取得する個人情報の範囲）

第１項　施設（契約者）に関する情報

• 施設名・代表者氏名・担当者氏名
• 連絡先（メールアドレス・電話番号）
• 請求先情報（銀行振込のための請求情報等）
• サービス改善のための利用状況（記録画面の所要時間等の操作ログ）

第２項　お子様・保護者に関する情報（施設経由）

当社は、施設を通じて以下のデータを間接的に取り扱います。施設が保護者から別途書面による同意を取得した上で提供するものです。お子様の観察記録・発達に関する記録は要配慮個人情報として取り扱います。全ての観察記録は保護者の明示的な同意に基づき取得し、第三者への提供は別途明示的な同意を得た場合に限ります。

※ 上記の保管期間にかかわらず、法令に基づく要請、お問い合わせ・記録の訂正のお申し出への対応、または紛争解決のために必要な場合には、当該データを必要な期間に限り保持することがあります。

第２項の２　保護者ご自身が入力される情報（保護者の記録）

保護者の方が、アプリに直接入力される情報です。当社が、保護者から直接取得します。お子様の発達・健康・障害・診断に関することが含まれることがあり、要配慮個人情報として取り扱います。

※ 保護者の記録は、アプリ内の同意（「はじめる前に」の、内容への同意と、要配慮に関する同意）に基づいて取得します。上の第２項の、施設が保管する書面（保護者向け同意書）とは別のものです。同意した日時と、同意した文の版を記録します。文の内容が変わったときは、あらためて同意をお願いします。

※ 現時点では、保護者の記録を施設に共有する機能は提供していません（できるようになったらお知らせします）。また、保護者の記録をAIに送る機能も、現時点では提供していません。

※ 任意の同意をいただいた場合に備え、同意を取得・保存します。実際に試験へ利用する際は、あらためてご案内します（初期設定はオフ。アプリの「マイページ ＞ 自分の記録」で、いつでも取り消せます）。

第３項　資料請求者・ご相談者（見込みのお客様）に関する情報

(a) 資料請求・診断結果の解説資料のお申込みフォームを通じて、ご本人が任意で登録されたメールアドレスを取得します。これらのフォームでは、氏名・施設名・電話番号は取得しません。

(b) 経営に関するご相談フォームを通じて、ご本人が任意でご入力いただいた次の情報を取得します：施設名、サービス類型（放課後等デイサービス／児童発達支援／多機能型）、拠点数、ご担当者名、メールアドレス、電話番号、ご相談内容（自由記述）。ご相談内容には、稼働率・職員体制・請求状況など、事業所の経営に関する情報が含まれる場合があります。

(c) ご予約（オンライン面談等）フォームを通じて、ご本人が入力された次の情報を取得します：施設名、お名前、メールアドレス、ご予約の種類・希望日時。任意で、電話番号、ご相談内容（200字まで）。

なお、そだちノートの診断の回答内容・スコアは、いずれのフォームにおいても当社サーバーに保存しません。

第３条（利用目的）

当社は、取得した個人情報を以下の目的にのみ使用します。目的外利用が必要な場合は、事前に本人（保護者）へ通知の上同意を取得します。

• 本サービスの提供（文字起こし・観察記録蓄積・レポート生成・保護者によるアプリ閲覧）
• 保護者の記録の保存・表示（保護者ご自身が、見返し・修正・削除できるようにするため）
• 保護者の同意をいただいた場合に限り、将来、記号に置き換えた保護者の記録を、文章を作るAIの品質を確かめる試験に利用することがあります（任意・いつでも取り消せます。実際に利用する際は、あらためてご案内します）
• 外部AIへ送る前の氏名の記号への置き換え（安全管理措置）の精度を高めるため、お子様の園での呼び名を取得・利用すること
• その日の行動を、体調や環境と切り離さずに理解するため（当日の状態の取得・利用）。
• 観察記録から関心・注意の傾向等の特徴を抽出し、お子様ごとの「見どころ」やレポートの生成に用いること
• 施設および保護者へのサービス連絡・サポート対応
• 月額料金の請求・支払い処理
• 資料請求・診断解説資料をお申込みいただいた方への、資料の送付および当社サービスに関するご案内（配信停止のお申し出があった場合は速やかに送信を停止します）
• 観察記録を基に、施設の担当者が次の支援者への引き継ぎ資料（「応援ガイド」）の生成を依頼できます（保護者の別途同意が必要）。生成物の帰属は施設とし、当社は生成物に対して権利の主張を行いません。
• サービスの品質改善・研究開発（個人を特定できない統計情報に加工した上でのみ使用）
• 複数施設の記録を基に個人を特定できない集約知識を生成し、サービス・支援手法の改善に活用することがあります。
• 法令に基づく義務の履行
• 経営に関するご相談への回答・ご連絡、および当社の経営改善支援サービスのご案内のため（ご連絡が不要な旨のお申し出があった場合は速やかに停止します）。ご相談フォームで取得した情報を、有償の経営改善支援に関する契約のために用いる場合は、別途その目的を明示し、必要な場合は改めて同意を取得します。
• ご予約の受付・日程調整・オンライン面談（Google Meet）の実施のため。
• サイトのFAQチャットにご入力いただいた質問への応答を生成するため（当社のサーバーを通じてAnthropic（米国）に送信し、当社のデータベースには保存しません）。
• サービスの品質改善のため、記録画面の所要時間等の利用状況（操作ログ）を分析すること。勤怠管理・人事評価には用いません。
• お子様ご本人の意思・意見を、支援の設計に反映するため（意思決定支援）
• 保護者・お子様が望む観点（「見てほしいこと」）を、支援の計画に反映するため

第４条（データの保管・セキュリティ）

第三者への情報提供

当社は原則として利用者の個人情報を第三者に提供しません。ただし、以下のサービス提供者には、サービス運営上必要な範囲でデータが送信されます。

本ウェブサイト（LP）の計測について

なお、当社のランディングページ（sodachinote.jp）では、Cookie・IPアドレスを保持しない自社の非PII一次計測（訪問ページ・UTMパラメータ等の匿名集計のみ）を実施しています。個人情報は一切収集しません。

第５条（開示・訂正・削除・利用停止の請求）

保護者、および当社に資料請求・経営に関するご相談をいただいた方は、当社が保有するご本人の個人データについて、利用目的の通知・開示・訂正・削除・利用停止・第三者提供の停止を請求できます。第１条記載のメールアドレスへ「個人情報請求」の件名でご連絡ください。ご本人確認の上、原則14日以内に対応します。手数料は無料です。

保護者ご自身は、アプリの「マイページ ＞ 自分の記録」で、保存した記録・写真を、1件ずつ、またはまとめて、いつでも削除できます。退会（アカウント削除。https://sodachinote.jp/delete-account/）をすると、保護者ご自身の記録・写真・同意の記録を削除します。 （施設への共有を提供したあとは：施設に見せた記録は、施設側の控えとして、施設の管理のもとに残ります。）

第６条（プライバシーポリシーの変更）

当社は、法令の変更やサービスの改善に伴い、本ポリシーを変更することがあります。変更内容が保護者の権利に重大な影響を及ぼす場合は、施設経由または当社ウェブサイト上で変更予定日の14日前までにお知らせします。